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Zeitplan & Verfügbarkeit

Wann ein Kalender Termine anbietet, wann er geschlossen ist und wie Termine getaktet, gepuffert und begrenzt werden.

Kalender › Name › Zeitplan & Verfügbarkeit

Auf diesem Tab legst du fest, wann dieser Kalender buchbar ist: an welchen Tagen und zu welchen Zeiten, wann er geschlossen ist und wie die Termine im Raster liegen.

Die Verfügbarkeit eines Kalenders ist nicht dasselbe wie die Öffnungszeiten deines Betriebs. Die Öffnungszeiten trägst du unter Unternehmen ein. Der Assistent nennt sie Anrufern, die danach fragen. Die Verfügbarkeit gilt nur für diesen Kalender und bestimmt, welche Termine er anbietet. Eine Werkstatt kann bis 18 Uhr geöffnet haben und trotzdem nur bis 16 Uhr Reparaturen annehmen.

Verfügbarkeit

Für jeden Wochentag stellst du ein:

  • den Schalter neben dem Tag: ausgeschaltet steht dort Geschlossen, an diesem Tag gibt es keine Termine
  • ein Zeitfenster mit Beginn und Ende, zum Beispiel 09:00 bis 17:00
  • Zeitfenster hinzufügen: bis zu 4 Zeitfenster pro Tag, etwa 08:00 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00 für eine Mittagspause

Ein neuer Kalender startet mit den Öffnungszeiten aus Unternehmen, falls du sie dort schon eingetragen hast. Passe die Verfügbarkeit danach an, wenn der Kalender andere Zeiten hat.

Ist ein Vor-Ort-Kalender zu Zeiten buchbar, zu denen dein Betrieb laut Unternehmen geschlossen hat, siehst du den Hinweis Verfügbar, obwohl der Betrieb geschlossen hat mit den betroffenen Tagen. Der Assistent würde diese Zeiten anbieten, Anrufern aber die Öffnungszeiten des Betriebs nennen, und das widerspricht sich. Passe die Verfügbarkeit an, oder die Öffnungszeiten, falls diese Zeiten gewollt sind.

Im Anruf: Der Assistent bietet nur Zeiten innerhalb der Verfügbarkeit an, die in deinem Google Kalender noch frei sind.

Termine vor 8:00 Uhr lassen sich nicht zuverlässig buchen. Legst du ein so frühes Zeitfenster an, zeigt das Dashboard den Hinweis Nachtbetrieb wird nicht unterstützt. Bietet dein Betrieb in dieser Zeit Termine an, melde dich unter support@flowcaptain.com.

Ruhezeiten

Mit einer Ruhezeit sperrst du einen Zeitraum, etwa für Urlaub, Krankheit oder Umbau. Klicke auf Ruhezeit erstellen und fülle aus:

FeldBedeutung
StartdatumErster Tag der Schließung, einschließlich.
EnddatumLetzter Tag der Schließung, einschließlich. Darf nicht vor dem Startdatum liegen.
GrundWarum geschlossen ist, zum Beispiel „Betriebsurlaub“ oder „Renovierung“. Pflichtfeld, denn der Assistent nennt ihn dem Anrufer.

Bestehende Ruhezeiten kannst du bearbeiten oder löschen. Ist eine Ruhezeit vorbei, wird sie nicht mehr angezeigt. Eine Ruhezeit gilt nur für den Kalender, in dem du sie anlegst. Hast du mehrere Kalender, trage sie in jedem betroffenen Kalender ein.

Im Anruf: Während einer Ruhezeit bietet der Assistent keine Termine an, auch nicht an Tagen, die sonst verfügbar wären. Er sagt, dass an diesem Tag geschlossen ist, nennt den Grund und hilft, einen anderen Tag zu finden.

Gesetzliche Feiertage musst du nicht als Ruhezeit eintragen. FlowCaptain kennt sie aus Land und Region, die du unter Einstellungen einstellst.

Termineinstellungen

FeldBedeutung
Standard-TermindauerWie lang ein Termin ist, wenn keine Leistung gewählt wird: 15, 30, 45, 60, 90 oder 120 Minuten. Leistungen können eine eigene Dauer haben, die diesen Wert ersetzt.
Termin-TaktungWann Termine beginnen können: alle 15, 30 oder 60 Minuten. Bei 15 Minuten also 9:00, 9:15, 9:30 Uhr.
PufferzeitPause nach jedem Termin: 0, 15, 30, 45 oder 60 Minuten, etwa zum Aufräumen.
MindestvorlaufzeitWie kurzfristig gebucht werden darf, von Sofort bis 4 Wochen.
BuchungshorizontWie weit im Voraus gebucht werden darf, von 2 Wochen bis 1 Jahr. Standard sind 3 Monate.

Zur Termin-Taktung gibt es eine Regel, die du über das Info-Symbol (Mehr zur Termin-Taktung) nachlesen kannst: Damit keine Lücken entstehen, sollte die Taktung höchstens so lang sein wie deine kürzeste Leistung und, falls du einen Puffer gesetzt hast, höchstens so lang wie der Puffer. Zur Auswahl stehen die passenden Werte und dein gespeicherter Wert. Ist der gespeicherte Wert länger, steht darunter Länger als empfohlen – zwischen Terminen kann Leerlauf entstehen. Änderst du Standard-Termindauer oder Pufferzeit, stellt FlowCaptain eine zu lange Taktung automatisch auf den größten erlaubten Wert und speichert sie mit.

Im Anruf: Der Assistent schlägt nur Startzeiten im Raster der Taktung vor und hält nach jedem Termin den Puffer frei. Liegt ein Wunschtermin innerhalb der Mindestvorlaufzeit, lehnt er ihn ab und nennt den frühestmöglichen Termin. Termine hinter dem Buchungshorizont bietet er nicht an. Wie viele Vorschläge er höchstens macht, stellst du am Assistenten unter Max. Vorschläge ein (Termine & Kalender).

Stolpersteine

  • Für Urlaub, Betriebsferien oder einzelne Schließtage nimm eine Ruhezeit, nicht die Verfügbarkeit. Sonst musst du die Zeiten danach von Hand zurückstellen.
  • Ein Termin, der in deinem Google Kalender eingetragen ist, belegt die Zeit, auch wenn du ihn selbst angelegt hast. Private Termine im selben Kalender blockieren also Buchungen.

Siehe auch