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Einstellungen des Kalenders

Name, Land und Region, die Verbindung zum Google Kalender, der Name für die Ansage und das Löschen eines Kalenders.

Kalender › Name › Einstellungen

Hier änderst du die Grunddaten eines Kalenders und seine Verbindung zum Google Kalender. Änderungen speichert FlowCaptain automatisch.

Kalender bearbeiten

FeldBedeutung
KalendernameDer Name in der Seitenleiste. Am besten derselbe wie der des Google Kalenders. Der Assistent liest ihn Anrufern nie vor.
KalenderkennungWird aus dem Namen erzeugt und ändert sich mit ihm. Sie ist in deinem Workspace eindeutig und dient in der API als Kennung. Du kannst sie nicht von Hand ändern.
Kalender-TypVor-Ort-Termin oder Abgabe-Service. Nur zur Anzeige, nach dem Anlegen lässt er sich nicht mehr ändern.
LandDeutschland, Österreich oder Schweiz. Daraus ergibt sich die Zeitzone, zum Beispiel Europe/Berlin für Deutschland.
Bundesland bzw. KantonDie Region für die Feiertage. Wechselst du das Land, wählst du die Region neu. Eine Region, die es im gewählten Land nicht gibt, lehnt FlowCaptain ab mit Diese Region gibt es im gewählten Land nicht. Bitte eine Region aus der Liste wählen.

Unter Land und Region steht die Verbindung zum Google Kalender. Die Zeile zeigt ihren Zustand, etwa Kalender verbunden mit dem Namen des Google Kalenders, oder Nur Lesezugriff — Schreibberechtigung erforderlich. Klappst du sie auf, siehst du die Schritte für die Freigabe in Google, die E-Mail-Adresse, für die du freigibst, und das Feld Google-Kalender-ID. Mit Kalender trennen löst du die Verbindung. Ausführlich steht das unter Google Kalender verbinden.

Im Anruf: An gesetzlichen Feiertagen deiner Region bietet der Assistent keine Termine an. Fragt jemand nach einem Feiertag, sagt er, dass an diesem Tag Feiertag ist, und hilft, einen anderen Tag zu finden. FlowCaptain kennt auch Feiertage, die nur in einzelnen Bundesländern oder Kantonen gelten. Wählst du Ohne Feiertagsprüfung, gelten nur die bundesweiten Feiertage; Feiertage einzelner Bundesländer oder Kantone werden dann nicht geprüft. Alle Zeiten im Gespräch gelten in der Zeitzone des Landes, die Zeitzone deines Google Kalenders spielt keine Rolle.

Name für die Ansage

So nennt der Assistent die Person oder Ressource hinter diesem Kalender am Telefon, zum Beispiel „Hebebühne 2“ oder „Frau Berger“. Trage den Namen ein und klicke Namen speichern. Höchstens 120 Zeichen, nur normaler Text ohne Zeilenumbrüche. Solange das Feld leer ist, steht darunter Name für die Ansage fehlt – ohne Namen nennt der Assistent niemanden.

Im Anruf: Fragt ein Anrufer nach dieser Person oder Ressource, erkennt der Assistent sie an diesem Namen. Ob er den Namen auch von sich aus nennt, stellst du am Assistenten unter Namen nennen ein (Termine & Kalender). Ohne Namen nennt er niemanden. Den Kalendernamen liest er nie vor.

Gemeinsame Zeiten

Manchmal steht hinter zwei Kalendern dieselbe Person oder Ressource, etwa eine Werkstatt, die Reparaturen zur Abgabe annimmt und Beratungen vor Ort macht, beides im selben Google Kalender. Dann gibt es einen Kalender mit Abgabe-Service und einen mit Vor-Ort-Termin, die denselben Google Kalender nutzen.

Trägst du eine Google-Kalender-ID ein, die schon ein anderer Kalender nutzt, fragt FlowCaptain: Gehören beide Terminarten zur selben Person oder Ressource?

  • Ja, dieselbe: Die beiden Kalender werden verbunden. Danach fragt FlowCaptain, welche Terminart Anrufer in diesem Kalender häufiger buchen.
  • Nein, eine andere: Dann richte für diese Person oder Ressource einen eigenen Google Kalender ein.

Nutzen zwei Kalender schon denselben Google Kalender, ohne verbunden zu sein, zeigt FlowCaptain oben den Hinweis, dass der andere Kalender denselben Google Kalender nutzt, mit Ja, Zeiten gemeinsam planen oder Später. Verbundene Kalender erkennst du am Abschnitt Gemeinsame Zeiten und oben an Verbundene Kalender, wo du zwischen beiden wechselst. Mit Zuordnung aufheben trennst du sie wieder, solange in keinem der beiden Termine liegen.

Zwei Kalender mit derselben Terminart können sich keinen Google Kalender teilen. Für jede weitere Person oder Ressource brauchst du einen eigenen Google Kalender.

Im Anruf: Was in einem der beiden Kalender gebucht ist, ist im anderen belegt. So entstehen keine Doppelbuchungen. Weil der Assistent dann zwischen zwei Terminarten unterscheiden muss, hilft es, wenn er nach der Leistung fragt. Das stellst du am Assistenten ein.

Gefahrenbereich

Mit Kalender löschen entfernst du den Kalender. Zur Bestätigung tippst du seinen Namen ein. Termine, Ruhezeiten und der Gesprächsverlauf dieses Kalenders werden unwiderruflich gelöscht. API-Schlüssel und Leistungen gehören zum Workspace und bleiben erhalten, ebenso die Termine in deinem Google Kalender.

Stolpersteine

  • Prüfe nach dem Anlegen, ob Bundesland bzw. Kanton stimmen. Mit der falschen Region bietet der Assistent Termine an regionalen Feiertagen an oder lässt Tage aus, an denen du geöffnet hast.
  • Steht bei der Verbindung Nur Lesezugriff, sieht der Assistent zwar freie Zeiten, kann aber nichts eintragen. Ändere in Google die Berechtigung auf „Änderungen vornehmen und alle Details des Termins ansehen“.

Siehe auch