Häufige Fragen

Erfahren Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Dein Assistent meldet sich im Namen deines Betriebs und sagt gleich zu Beginn, dass er ein KI-Assistent ist. Damit erfüllst du die Transparenzpflicht der EU-KI-Verordnung (Art. 50). Wie die Begrüßung klingt, stellst du unter Einstellungen des Assistenten ein.

Was erfahren meine Anrufer über ihre Daten?

Auf unserer Seite für Anrufer steht, welche Daten bei einem Anruf entstehen, wofür sie genutzt werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Verlinke sie zum Beispiel in deiner Datenschutzerklärung oder auf deiner Website, damit Anrufer sie finden.

Welche Daten speichert FlowCaptain?

Was für die Termine nötig ist: Termindetails, Namen und Telefonnummern der Anrufer sowie den Text der Gespräche. Datenbank, API und Dashboard laufen in EU-Regionen. Welche Dienstleister Daten verarbeiten und auf welcher Grundlage, steht in der Liste der Sub-Auftragsverarbeiter.

Wie greift FlowCaptain auf meinen Google Kalender zu?

Du gibst deinen Google Kalender für ein FlowCaptain-Dienstkonto frei. Dadurch kann FlowCaptain freie Zeiten prüfen und Termine eintragen, ohne dass deine Google-Zugangsdaten gespeichert werden. Die Freigabe kannst du in Google Kalender jederzeit zurücknehmen. Anleitung: Google Kalender verbinden.

Wie schützt FlowCaptain meinen Kalender vor Fehlbuchungen?

Vor jeder Buchung prüft FlowCaptain deinen aktuellen Kalender. Ist die Zeit inzwischen belegt, bietet der Assistent eine andere an. Ist Google Kalender gerade nicht erreichbar, sagt er das, statt einen Termin zuzusagen.

Kann ich mehrere Google Kalender verwenden?

Ja. Jeder Kalender in FlowCaptain ist mit genau einem Google Kalender verbunden, du legst also zum Beispiel einen je Mitarbeiter oder Arbeitsplatz an. Weist du mehrere davon einem Assistenten zu, nennt er die freien Zeiten aus allen als eine Liste und bucht in einen Kalender, der die Zeit wirklich frei hat. Mehr unter Termine & Kalender.

Wie bekomme ich eine Telefonnummer?

Unter Telefonnummern kaufst du eine Nummer und weist sie deinem Assistenten zu. Für deutsche Nummern beantragst du vorher einmalig die Freischaltung. Schritt für Schritt: Telefonnummer und Weiterleitung.

Muss ich meine bestehende Telefonnummer aufgeben?

Nein. Du leitest sie bei deinem Telefonanbieter auf die Nummer deines Assistenten um und trägst sie danach am Assistenten im Tab Telefon ein. Ohne diesen Eintrag hält FlowCaptain sie womöglich für die Nummer jedes Anrufers. Anleitung: Telefonnummer und Weiterleitung.

Brauche ich eine eigene Voice-Bot-Plattform?

Nein. Dein Assistent nimmt Anrufe direkt an. Eine eigene Plattform brauchst du nur, wenn du FlowCaptain in eine bestehende Telefonie einbinden willst: Für Entwickler.

Welche Sprachen spricht der Assistent?

Deutsch und Englisch. Die Sprache legst du je Assistent unter Einstellungen des Assistenten fest.

Wann verbindet der Assistent einen Anrufer mit mir?

Das legst du am Assistenten fest: ob überhaupt (Aus, Auf Anfrage, Proaktiv), wohin und zu welchen Zeiten. Außerhalb dieser Zeiten bietet er einen Rückruf an, wenn Rückruf aktiv ist. Alles dazu unter Einstellungen des Assistenten.

Was passiert, wenn ein Anrufer einen Rückruf möchte?

Der Assistent nimmt Name, Nummer und Anliegen auf, und du bekommst den Wunsch per E-Mail an deine Benachrichtigungs-E-Mail. Ist keine Adresse hinterlegt, sagt er dem Anrufer offen, dass er keinen Rückruf zusichern kann. Die Adresse trägst du unter Benachrichtigungen ein.

Wie werden Stornierungen und Umbuchungen geschützt?

Passt die Nummer des Anrufers nicht zum Termin, kann der Assistent erst einen SMS-Code verlangen, bevor er den Termin nennt, verschiebt oder storniert. Das stellst du mit dem Verifizierungsmodus unter Termine & Kalender ein, die SMS selbst unter Benachrichtigungen.

Kann ich Termine erst freigeben, bevor sie gelten?

Ja, mit Terminanfragen erst genehmigen. Neue Buchungen kommen dann als Anfrage, und du klickst in der E-Mail auf den Link und dort auf Genehmigen oder Ablehnen. Die Einstellung findest du unter Benachrichtigungen.

Was passiert mit stornierten Terminen?

Sie werden in deinem Google Kalender als storniert markiert, die Zeit wird wieder frei. Der Eintrag bleibt für deine Unterlagen sichtbar.

Kann der Assistent Fragen zu meinem Betrieb beantworten?

Ja. Er antwortet mit dem, was du unter Unternehmen, unter Leistungen und in der Wissensbasis hinterlegt hast.

Wozu dienen Leistungen?

Mit Leistungen bucht der Assistent die richtige Termindauer, etwa 60 Minuten für eine Inspektion und 15 für einen Schlauchwechsel. Leistungen vom Typ Ohne Termin nennt er, bietet dafür aber keinen Termin an. Mehr unter Leistungen.

Was sind Ruhezeiten?

Zeiträume, in denen keine Termine frei sind, etwa Urlaub oder Betriebsferien. Der Assistent sagt Anrufern das und nennt den Grund, den du hinterlegt hast. Sie stehen unter Zeitplan & Verfügbarkeit.

Was sehe ich unter Live?

Die laufenden Gespräche deines Workspace mit Text in Echtzeit. Bei einem Anruf kannst du das Gespräch übernehmen und an eine Telefonnummer weiterverbinden. Mehr unter Live.

Wie viele Anrufe nimmt mein Assistent an?

Unter Analytics siehst du die Anrufe der letzten 14 Tage, nach Wochentag und nach Uhrzeit.

Brauche ich einen API-Schlüssel?

Nur wenn du FlowCaptain per API oder MCP an eigene Systeme anbindest. Für deinen Assistenten am Telefon brauchst du keinen. Mehr unter API-Schlüssel.