Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Wie greift FlowCaptain auf meinen Google Kalender zu?

Du teilst deinen Google Kalender mit einem FlowCaptain-Dienstkonto. Dadurch erhält FlowCaptain Lese- und Schreibzugriff, um Verfügbarkeiten zu prüfen und Termine zu verwalten. Deine Google-Kontodaten werden dabei nicht gespeichert. Du kannst die Freigabe jederzeit in den Google-Kalender-Einstellungen widerrufen.

Wie schützt FlowCaptain meinen Kalender vor Fehlbuchungen?

Jede Buchung wird vor dem Eintrag gegen deinen aktuellen Kalender geprüft. Wenn ein Zeitfenster in der Zwischenzeit belegt wurde, wird die Buchung abgelehnt und dem Anrufer eine Alternative angeboten. Sollte Google Kalender vorübergehend nicht erreichbar sein, gibt FlowCaptain eine ehrliche Fehlermeldung zurück, anstatt anzunehmen, dass du frei bist. Zusätzlich erkennt FlowCaptain Doppelbuchungen derselben Person am selben Tag und begrenzt ungewöhnlich viele Buchungsversuche automatisch.

Erfahren Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Der Assistent gibt sich nicht als Mensch aus — er tritt im Namen deines Unternehmens auf und ist als KI-Assistent erkennbar. Damit erfüllst du die Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung (Art. 50), die seit August 2026 gelten.

Welche Daten werden gespeichert?

FlowCaptain speichert die für die Terminverwaltung notwendigen Daten: Termindetails, Namen und Telefonnummern der Anrufer. Gesprächstranskripte werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Alle Daten werden bei DSGVO-konformen Anbietern in der EU verarbeitet.

Brauche ich eine eigene Voice-Bot-Plattform?

Nein. FlowCaptain bietet einen integrierten Telefonassistenten: Unter Telefonnummern holst du dir eine Nummer direkt aus FlowCaptain und weist sie deinem Assistenten zu. Eine eigene Voice-Bot-Plattform ist nur erforderlich, wenn du FlowCaptain in eine bestehende Infrastruktur einbinden möchtest.

Wie bekomme ich eine Telefonnummer?

Unter Telefonnummern in der Hauptnavigation kaufst du eine Nummer: Land wählen, optional eine Vorwahl, und die Nummer deinem Assistenten zuweisen. Je nach Land ist eine behördliche Freigabe erforderlich — FlowCaptain kümmert sich um den Prozess und zeigt dir den Status an. Beachte, dass eine Telefonnummer laufende monatliche Kosten verursacht, bis du sie freigibst.

Welche Sprachen werden unterstützt?

FlowCaptain unterstützt Deutsch und Englisch. Die Sprache deines Assistenten legst du unter Assistenten → Einstellungen fest.

Können Kunden von jeder Telefonnummer aus anrufen?

Ja. FlowCaptain nutzt die Anrufer-ID zur Identifikation wiederkehrender Anrufer. Wenn ein Anrufer ein anderes Telefon verwendet, identifiziert das System den Termin anhand weiterer Merkmale wie Name oder Datum.

Wie werden Stornierungen und Umbuchungen geschützt?

FlowCaptain kann per SMS einen Verifizierungscode an die hinterlegte Telefonnummer senden, bevor eine Stornierung oder Umbuchung durchgeführt wird. Diesen Schutz konfigurierst du im Kalender unter Benachrichtigungen. Zusätzlich kannst du am Assistenten den Verifizierungsmodus aktivieren, damit Anrufer ihre Telefonnummer schon vor der Buchung per SMS-Code bestätigen.

Kann ich mehrere Google Kalender verwenden?

Jeder FlowCaptain-Kalender ist mit genau einem Google Kalender verbunden. Wenn du mehrere Kalender verwalten möchtest, erstelle separate Kalender in deinem Workspace — einen pro Google Kalender.

Wozu dienen Leistungen?

Leistungen ermöglichen unterschiedliche Termindauern und -typen. Eine Erstberatung kann beispielsweise 60 Minuten dauern, eine Nachkontrolle nur 15 Minuten. Der Assistent erkennt die passende Leistung und bucht automatisch die korrekte Dauer.

Was sind Ruhezeiten?

Zeiträume, in denen keine Termine verfügbar sind — beispielsweise Urlaub, Renovierung oder Betriebsferien. Der Assistent informiert Anrufer automatisch und nennt den hinterlegten Grund. Du findest sie im Kalender unter Zeitplan & Verfügbarkeit.

Was kann ich in der Live-Ansicht sehen?

Alle aktiven Gespräche deines Workspace in Echtzeit: vollständiges Transkript, Kanal (Sprachanruf oder Chat) und Status. Bei aktiven Sprachanrufen kannst du das Gespräch übernehmen und an eine Telefonnummer weiterleiten, wenn ein Anrufer mit einer Person sprechen möchte.

Was passiert mit stornierten Terminen?

Stornierte Termine werden im Google Kalender als storniert markiert und das Zeitfenster wird wieder freigegeben. Der Eintrag bleibt für deine Unterlagen sichtbar.

Was ist die Terminfreigabe?

Mit Terminanfragen erst genehmigen müssen neue Buchungen von dir genehmigt werden, bevor sie bestätigt werden. Der Termin erscheint als Anfrage in deinem Kalender; du genehmigst oder lehnst ab, und der Anrufer kann per SMS über das Ergebnis informiert werden. Die Einstellung findest du im Kalender unter Benachrichtigungen.

Brauche ich einen API-Schlüssel?

Nur wenn du FlowCaptain per API in eigene Systeme integrieren möchtest. Für die Nutzung des integrierten Assistenten ist kein API-Schlüssel erforderlich. API-Schlüssel verwaltest du in den Workspace-Einstellungen unter API-Schlüssel.