Google Kalender verbinden
Deinen Google Kalender für FlowCaptain freigeben, damit der Assistent freie Zeiten sieht und Termine einträgt.
Du brauchst: Google Kalender im Browser am Computer (die App kann keine Kalender freigeben) und die E-Mail-Adresse des FlowCaptain-Dienstkontos. Dauer: etwa 5 Minuten.
FlowCaptain liest und schreibt über ein eigenes Dienstkonto in deinen Google Kalender. Damit das klappt, gibst du deinen Kalender für dieses Konto frei. Die Adresse des Dienstkontos zeigt dir FlowCaptain im Einrichtungsassistenten und in jedem Kalender unter Einstellungen, mit einem Klick zum Kopieren.
1. Den richtigen Kalender wählen
Nimm den Google Kalender, in dem deine Termine stehen sollen. Meist ist das dein Hauptkalender. Du kannst auch einen eigenen „Termine“-Kalender anlegen, wenn du Geschäftliches getrennt halten willst.
2. Kalender freigeben
- Öffne Google Kalender.
- Klicke links neben dem Kalendernamen auf die drei Punkte und wähle Einstellungen und Freigabe.
- Klicke unter Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben auf Personen und Gruppen hinzufügen.
- Füge die Adresse des Dienstkontos ein.
- Wähle die Berechtigung Änderungen vornehmen und alle Details des Termins ansehen und klicke auf Senden.
Nur diese Berechtigung reicht. Alle Termindetails anzeigen erlaubt keine Buchungen, und Änderungen vornehmen, private Termine als verfügbar/beschäftigt anzeigen versteckt deine privaten Termine vor FlowCaptain.
3. Kalender-ID eintragen
Die Kalender-ID steht in Google Kalender unter Einstellungen und Freigabe → Kalender integrieren. Beim Hauptkalender ist es meist deine E-Mail-Adresse, bei weiteren Kalendern etwas wie abc123@group.calendar.google.com. Füge in FlowCaptain nur die ID ein, keine URL und keinen Einbettungscode.
Prüfen
FlowCaptain prüft die Verbindung selbst. Oben im Kalender steht dann Verbunden. Steht dort Nur Lesezugriff, fehlt die Schreibberechtigung aus Schritt 2. Bei Nicht verbunden passt die Freigabe nicht zur Kalender-ID. Die Bedeutung aller Anzeigen steht unter Kalender-Einstellungen.
Wenn es nicht klappt
Alle Zeiten wirken frei, aber die Buchung scheitert. Die Kalender-ID ist eingetragen, der Kalender aber nicht freigegeben. Mach Schritt 2 für genau diesen Kalender.
Die Berechtigung ist ausgegraut. In einer Google-Workspace-Organisation entscheidet der Administrator, ob Kalender nach außen freigegeben werden dürfen. Er erlaubt es einmalig in der Google Admin-Konsole unter Apps → Google Workspace → Google Kalender → Allgemeine Einstellungen mit der Option Alle Informationen freigeben und Externe können Kalender ändern.
Termine stehen zur falschen Uhrzeit im Kalender. FlowCaptain rechnet mit der Zeitzone aus dem Land deines Kalenders, nicht mit der aus Google Kalender. Prüfe das Land unter Kalender-Einstellungen.