Google Kalender verbinden

Google Kalender verbinden

FlowCaptain liest und schreibt über ein Dienstkonto in deinen Google Kalender. Du musst deinen Kalender mit diesem Konto teilen, damit FlowCaptain Verfügbarkeiten prüfen und Termine erstellen/ändern kann.

Schritt für Schritt

1. Öffne Google Kalender in deinem Browser
2. Finde den gewünschten Kalender in der linken Seitenleiste
3. Klicke auf die drei Punkte neben dem Kalendernamen und wähle Einstellungen und Freigabe
4. Scrolle zu Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben
5. Klicke auf Personen und Gruppen hinzufügen
6. Gib die E-Mail des FlowCaptain-Dienstkontos ein (wird in FlowCaptain während der Einrichtung angezeigt und lässt sich mit einem Klick kopieren)
7. Setze die Berechtigung auf Änderungen an Terminen vornehmen
8. Klicke auf Senden

FlowCaptain prüft die Verbindung automatisch: In den Kalender-Einstellungen siehst du live, ob der Kalender verbunden ist, ob nur Lesezugriff besteht (dann fehlt die Schreibberechtigung) oder ob der Kalender nicht verbunden ist.

Erforderliche Berechtigungsstufe

FlowCaptain benötigt die Berechtigung „Änderungen an Terminen vornehmen". Dies ermöglicht:

• Deinen Kalender auf Verfügbarkeit zu prüfen (FreeBusy)
• Neue Termine bei Buchungen zu erstellen
• Termine bei Umbuchungen zu ändern
• Termine als storniert zu markieren

„Alle Termindetails anzeigen" reicht nicht aus — FlowCaptain benötigt Schreibzugriff für die Terminverwaltung.

Welchen Kalender teilen

Teile den Kalender, in dem deine Termine erscheinen sollen. Das ist normalerweise dein Hauptkalender, aber du kannst auch einen separaten „Termine"-Kalender verwenden, wenn du die Dinge getrennt halten möchtest.

Kalender-ID finden

Die Kalender-ID findest du in Google Kalender unter Einstellungen und Freigabe → Kalender integrieren. Für deinen Hauptkalender ist es in der Regel deine E-Mail-Adresse. Für zusätzliche Kalender sieht sie so aus: abc123@group.calendar.google.com.

Fehlerbehebung

Alles wird als „verfügbar" angezeigt und Buchung schlägt fehl Das häufigste Problem. Wenn du die Kalender-ID eingegeben, aber den Kalender nicht mit dem Dienstkonto geteilt hast, gibt die FreeBusy-API von Google keine belegten Zeiten zurück — FlowCaptain denkt also, jeder Termin sei frei. Die Buchung schlägt dann fehl, weil das Dienstkonto keine Berechtigung hat, Termine zu erstellen. Stelle sicher, dass du beide Schritte durchgeführt hast: Kalender-ID eingeben und den Kalender mit dem Dienstkonto teilen.

Falscher Kalender geteilt Wenn du mehrere Google Kalender hast (z.B. privat + geschäftlich), stelle sicher, dass du denjenigen geteilt hast, der zur eingegebenen Kalender-ID passt. Einen anderen Kalender zu teilen hat keine Wirkung.

Google Workspace: „Änderungen an Terminen vornehmen" ist ausgegraut In Google-Workspace-Organisationen kann der Administrator die externe Kalenderfreigabe einschränken. Der Admin kann das in der Admin-Konsole → Apps → Google Workspace → Google Kalender → Freigabeeinstellungen erlauben. Danach lässt sich die Berechtigung auswählen.

Termine werden zur falschen Uhrzeit angezeigt FlowCaptain verwendet die Zeitzone aus deiner Ländereinstellung im Kalender (z.B. Deutschland → Europe/Berlin), nicht die Zeitzone in den Google-Kalender-Einstellungen. Eine Änderung der Zeitzone in Google Kalender hat keinen Einfluss darauf, wie FlowCaptain Termine bucht. Wenn Termine zu unerwarteten Zeiten erscheinen, prüfe deine Ländereinstellung im Kalender unter Einstellungen. Google Kalender rechnet Termine immer in die lokale Zeitzone des Betrachters um — ein 14:00-Uhr-Termin (MEZ) wird z.B. als 16:00 Uhr für jemanden in UTC+3 angezeigt. Die gebuchte Uhrzeit ist korrekt, sie wird nur je nach Standort des Betrachters anders dargestellt.

Dienstkonto-E-Mail Die E-Mail-Adresse wird immer auf der Kalender-Einstellungsseite in FlowCaptain angezeigt. Du kannst sie mit einem Klick kopieren.