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NeuBuchen, stornieren & umbuchen am Telefon

Die Telefon-KI, spezialisiert auf Terminmanagement.

FlowCaptain verwandelt dein Unternehmenstelefon in ein KI-Callcenter. Der Telefonassistent nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig entgegen, gibt kompetent Auskunft und hat alle deine (Google-)Kalender, buchbaren Leistungen, Öffnungszeiten und Feiertage im Blick — und bucht jeden Termin, mit individueller Dauer, genau dahin, wo er wirklich passt.

24/7 erreichbar — keine verpassten Anrufe, keine entgangenen Termine.
FlowCaptain startet in Kürze — schreib uns für frühzeitigen Zugang.

Early Access anfragen
Anrufe heute
23+5
SMS gesendet
18+4
E-Mails gesendet
6+1
Heute gebucht
14+3
Aktiver Anruf0:38
11:15Umgebucht
11:30Anruf angenommen
09:12Anruf angenommen
09:12SMS-Bestätigung gesendet
09:45Anruf angenommen
So funktioniert's
01 / 06

Geschäftsinfos hinterlegen &
Kalender verbinden

Hinterlege Öffnungszeiten, Leistungen und Geschäftsinfos. Alles, was du einträgst, nutzt dein Assistent automatisch in jedem Gespräch.

02 / 06

Anruf kommt rein

Dein Assistent nimmt ab — und kennt dein Geschäft bereits. Öffnungszeiten, Leistungen, Verfügbarkeit. Der Kunde führt einfach ein Gespräch.

03 / 06

Verfügbarkeit prüfen

FlowCaptain prüft deinen Kalender in Echtzeit — Öffnungszeiten, Termine, Ruhezeiten — und zeigt genau, was frei ist.

04 / 06

Buchen & bestätigen

Der Termin landet in deinem Google Kalender. Dein Kunde bekommt eine SMS, du eine E-Mail — bei Buchungen, Stornierungen und Umbuchungen.

05 / 06

Live-Monitoring

Verfolge Anrufe in Echtzeit — mit Live-Transkript. Sieh, was dein Assistent sagt, und übernimm jederzeit selbst.

06 / 06

Übergabe & Rückruf

Wenn es komplex wird, übergibt dein Assistent das Gespräch eigenständig an dein Team — oder plant einen Rückruf. Immer mit vollem Kontext.

Kalender einrichten
Terminarten
🏠Vor Ort
📦Abgabe
Leistungen
Erstberatung60 Min
Nachsorge30 Min
Behandlung45 Min
Über dein Unternehmen
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Öffnungszeiten
Mo – Fr09:00 – 18:00
Sa10:00 – 14:00
SoGeschlossen
Google Kalender verbunden
Kunde

„Habt ihr samstags offen?“

Assistent

„Ja, samstags sind wir bis 14 Uhr da. Soll ich nach einem Termin schauen?“

„Ja, gerne vormittags.“

„Samstag um 10:00 ist frei. Soll ich den buchen?“

Dienstag, 25. März
09:00Anna M. — BeratungBelegt
10:00Max S. — NachsorgeBelegt
11:00Frei
12:00Lisa K. — BehandlungBelegt
13:00Frei
14:00Frei
15:00Tom R. — KontrolleBelegt
16:00Frei
Neuer Termin
Wann

Di, 25. März · 11:00 – 12:00

Kunde

Anna Müller

Leistung

Erstberatung (60 Min)

SMS gesendet

Terminbestätigung: Di 25.03. um 11:00

E-Mail

Neue Buchung: Anna Müller, 11:00

Live-Anruf
LIVE
+49 176 •••• 42
0s
Assistent: Guten Morgen! Am Donnerstag sind 14:00 und 15:30 frei. Passt dir einer der Termine?
Anrufer: Donnerstag passt nicht — geht Freitag Vormittag?
Assistent: Freitag um 10:00 ist frei. Soll ich den Termin buchen?
Anruf übernehmen
Assistent
Mitarbeiter
Kontext übertragen
Kundin: Anna Müller
Anfrage: Samstag, außerhalb der Öffnungszeiten
Status: Rückruf gewünscht
Alles-in-einem

Die Telefon-KI für den kompletten Termin-Lebenszyklus. Von der Verfügbarkeitsprüfung über die Buchung bis zur Umbuchung oder Stornierung.

Bucht über mehrere Kalender hinweg — immer in den richtigen.

Ob Standort, Raum oder Mitarbeiterkalender: Der Termin landet in dem (Google-)Kalender, in den er wirklich gehört.

Kennt deine Leistungen — und wie lange jede dauert.

Erstberatung 60 Minuten, Folgetermin 30: Jeder Termin blockt genau die Zeit, die er braucht.

Hält Öffnungszeiten, Pausen und Feiertage ein.

Gebucht wird nur, wenn du wirklich da bist — Pausen und Ruhetage bleiben frei.

Handelt den passenden Termin direkt im Gespräch aus.

FlowCaptain bietet verfügbare Zeiten aktiv an und geht auf Wunschtermine ein — Name, Rufnummer und Anliegen werden direkt mit aufgenommen.

Versteht natürliche Sprache — und kennt dein Geschäft.

"Donnerstag Vormittag würde passen", "habt ihr samstags offen?" — Kunden sprechen ganz normal, auf Deutsch oder Englisch. FlowCaptain gibt Auskunft aus deinen Geschäftsinfos und findet Termine per Name oder Rufnummer.

Bestätigt automatisch — per SMS und E-Mail.

Dein Kunde bekommt eine SMS-Bestätigung, du eine E-Mail — bei jeder Buchung, Stornierung und Umbuchung.

Für EntwicklerBuchungslogik direkt integrierenREST APIMCP

FAQ

Häufig gestellte Fragen zu FlowCaptain

Was ist FlowCaptain?

FlowCaptain verwandelt deinen Google Kalender in einen kompletten Terminassistenten — mit einem KI-Sprachassistenten für Anrufe und Chat. Kunden prüfen Verfügbarkeit, buchen, stornieren oder buchen um — im natürlichen Gespräch. Sie bekommen eine SMS-Bestätigung, du eine E-Mail.

Für wen ist FlowCaptain gedacht?

Für jeden Betrieb, der Termine vergibt: Friseursalons, Werkstätten, Studios, Büros. Wenn du einen Google Kalender nutzt und einen Sprachassistenten oder Chatbot für deine Terminvergabe willst — FlowCaptain liefert die Termin-Intelligenz.

Muss ich Prompts schreiben?

Nein. Du trägst deine Öffnungszeiten, Leistungen und Geschäftsinfos im Dashboard ein — FlowCaptain baut daraus automatisch den kompletten Kontext für deinen Sprachassistenten. Tonfall und Begrüßung kannst du anpassen, aber Prompt-Engineering brauchst du nicht.

Wie verstehen Kunden sich mit dem Assistenten?

Ganz natürlich. Deine Kunden sagen einfach: "Nächsten Dienstag um 15 Uhr" oder "Kann ich meinen Termin verschieben?" — FlowCaptain versteht Deutsch und Englisch. Wenn ein Termin belegt ist, schlägt es die nächsten freien Zeiten vor.

Wie schnell bin ich startklar?

Das Dashboard-Setup dauert unter 10 Minuten: Konto erstellen, Google Kalender verbinden, Öffnungszeiten und Leistungen eintragen — fertig. Wir besorgen dir eine Telefonnummer für deinen Sprachassistenten — wie lange das dauert, hängt vom Land ab.

Kann ich mehrere Kalender verwalten?

Ja. Ein Kalender pro Mitarbeiter, Raum oder Standort. Jeder hat eigene Öffnungszeiten, Leistungen und Ruhezeiten — und seinen eigenen Google Kalender.

Sind meine Daten sicher?

Ja. Nach jedem Anruf bekommst du das vollständige Transkript per E-Mail — so weißt du immer, was besprochen wurde. Wir greifen nur auf den Google Kalender zu, den du verbindest, und nur für Termine. Telefonnummern werden ausschließlich für SMS-Bestätigungen verwendet und nie an Dritte weitergegeben.

Ist FlowCaptain DSGVO-konform?

Ja. Unsere Datenbank und Infrastruktur werden in der EU gehostet (Frankfurt). Wir arbeiten ausschließlich mit DSGVO-konformen Dienstleistern. Du kannst deine Daten jederzeit löschen. Alle Details findest du in unserer Datenschutzerklärung und unserem AVV.
Bei Fragen kontaktiere uns gerne

Damit du dich auf deine Kunden konzentrieren kannst — nicht aufs Telefon.

FlowCaptain automatisiert den gesamten Termin-Workflow — von der Verfügbarkeitsprüfung über Buchung bis zu Stornierung und Umbuchung. In wenigen Minuten eingerichtet, rund um die Uhr verfügbar.

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