Kalender

Kalender › Kalender hinzufügen · Kalender › Name

Ein Kalender steht für etwas, das man buchen kann: eine Person, einen Arbeitsplatz, eine Hebebühne. Er ist mit einem Google Kalender verbunden. Dort prüft dein Assistent, was frei ist, und dort trägt er die Termine ein. Für jede buchbare Person oder Ressource legst du einen eigenen Kalender an.

Deine Kalender stehen in der Seitenleiste in der Gruppe Kalender. Welcher Assistent einen Kalender bucht, legst du am Assistenten fest, unter Termine & Kalender.

Kalender hinzufügen

Klicke in der Seitenleiste auf Kalender hinzufügen. Ein Assistent führt dich durch vier Schritte:

1. Grundlagen: Kalendername, Standard-Termindauer und Kalender-Typ. Nimm als Namen am besten den Namen des Google Kalenders, dann findest du ihn leicht wieder. Der Kalendername ist nur für dich, der Assistent liest ihn Anrufern nie vor.
2. Standort: Land und Bundesland bzw. Kanton. Daraus ergeben sich Feiertage und Zeitzone.
3. Verfügbarkeit: wann in diesem Kalender Termine angeboten werden. Hast du unter Unternehmen schon Öffnungszeiten eingetragen, startet der Schritt mit diesen Zeiten.
4. Google Kalender: Du gibst deinen Google Kalender für FlowCaptain frei und trägst die Google-Kalender-ID ein. Wie das in Google geht, steht unter Google Kalender verbinden.

Mit Kalender hinzufügen legst du den Kalender an.

Beim Kalender-Typ wählst du zwischen In-House-Termin (der Kunde kommt zu einer festen Uhrzeit und bleibt, etwa für Beratung oder Behandlung) und Abgabe-Service (der Kunde bringt etwas vorbei und holt es später ab, etwa eine Reparatur). Nach dem Anlegen heißt der Typ Vor-Ort-Termin bzw. Abgabe-Service. Ändern lässt er sich dann nicht mehr.

Im Anruf: Der Kalender-Typ entscheidet, wie der Assistent bucht: Bei einem Vor-Ort-Termin bietet er Uhrzeiten an, beim Abgabe-Service einen Abgabetag.

Übersicht

Öffnest du einen Kalender, siehst du neben den Tabs eine Übersicht:

• Google Kalender: ob die Verbindung steht. Verbunden heißt, alles ist in Ordnung. Nur Lesezugriff heißt, der Assistent sieht freie Zeiten, kann aber nichts eintragen. Dann fehlt in Google die Berechtigung zum Ändern. Nicht verbunden heißt, die Freigabe fehlt oder wurde zurückgenommen. Nicht prüfbar heißt, die Verbindung ließ sich gerade nicht prüfen.
• Terminart und Assistent: Vor-Ort-Termin oder Abgabe-Service, und welcher Assistent diesen Kalender bucht (Keiner, solange keiner zugeordnet ist).
• Verfügbarkeit, Ruhezeiten, Standard-Termindauer und Pufferzeit: Kurzfassung des Tabs Zeitplan & Verfügbarkeit.
• Zeitzone, E-Mail und SMS an Anrufer: die Zeitzone aus dem Land und ob Benachrichtigungen eingeschaltet sind.
• zugewiesene Leistungen: wie viele Leistungen dieser Kalender anbietet.

Die Tabs

Die Einstellungen eines Kalenders verteilen sich auf fünf Tabs. Änderungen speichert FlowCaptain automatisch. Sie gelten für neue Gespräche.

• Zeitplan & Verfügbarkeit: wann Termine angeboten werden, Ruhezeiten und Termineinstellungen
• Leistungen: welche Leistungen aus deinem Katalog dieser Kalender anbietet
• Benachrichtigungen: E-Mail an dich, SMS an Anrufer und Terminfreigabe
• API: nur nötig, wenn du eine eigene Voice-Bot-Plattform anbindest
• Einstellungen: Name, Land und Region, Google-Kalender-Verbindung und Löschen

Siehe auch

• Google Kalender verbinden
• Leistungen
• Termine & Kalender beim Assistenten