Telefonnummer und Weiterleitung
Eine Nummer für deinen Assistenten holen, deine bestehende Geschäftsnummer darauf umleiten und die umgeleitete Nummer eintragen.
Du brauchst: für eine deutsche Nummer deinen Registernachweis (Handelsregisterauszug oder ein Schreiben des Finanzamts mit deiner Steuernummer) und Zugang zu den Einstellungen deines Telefonanbieters. Dauer: etwa 15 Minuten, dazu die behördliche Prüfung.
Dein Assistent braucht eine eigene Telefonnummer. Deine Kunden kennen aber deine bestehende Nummer: vom Schild, von der Website, aus jedem Verzeichnis. Die behältst du und leitest sie auf die Nummer deines Assistenten um.
1. Freischaltung beantragen
Für deutsche Rufnummern verlangt die Bundesnetzagentur einmalig einen Nachweis über dein Unternehmen. Klicke unter Telefonnummern auf Freischaltung starten und folge den Schritten Was du brauchst, Firmendaten, Nachweis und Prüfen & Absenden. Gib die Firmendaten genau so ein, wie sie auf deinem Nachweis stehen. Die Prüfung dauert einige Werktage. Den Stand siehst du unter Telefonnummern.
2. Nummer kaufen und zuweisen
Ist die Freischaltung Freigegeben, klickst du unter Telefonnummern auf Nummer kaufen. Wähle das Land, optional eine Vorwahl, und den Assistenten, der die Anrufe annehmen soll. Eine Nummer gehört immer genau einem Assistenten. Alles Weitere zu Nummern steht unter Telefonnummern.
Eine Telefonnummer verursacht laufende monatliche Kosten, bis du sie freigibst.
3. Bestehende Nummer umleiten
Die Umleitung richtest du bei deinem eigenen Telefonanbieter ein, nicht in FlowCaptain. Üblich sind zwei Varianten:
- Sofort umleiten: Jeder Anruf geht direkt an deinen Assistenten.
- Umleiten, wenn niemand abnimmt oder besetzt ist: Erst klingelt es bei dir, nach einigen Sekunden übernimmt der Assistent.
Wie das bei deinem Anbieter geht, steht in dessen Unterlagen.
4. Umgeleitete Nummer eintragen
Öffne deinen Assistenten unter Assistenten, wechsle zum Tab Telefon und trag deine umgeleitete Nummer unter Telefonnummern, die zu FlowCaptain weitergeleitet werden ein. Hast du mehrere Anschlüsse umgeleitet, trag alle ein.
Dieser Schritt ist nicht optional. Bei vielen Anbietern kommt bei einer Umleitung nicht die Nummer des Anrufers an, sondern deine eigene. Ohne Eintrag hielte FlowCaptain sie für die Nummer jedes Anrufers: Einem Anrufer könnte der Termin einer anderen Person genannt werden, und der zweite Anrufer des Tages würde als Doppelbuchung abgewiesen. Mit Eintrag fragt der Assistent Anrufer stattdessen nach ihrer Rückrufnummer.
Deine übrigen Betriebsnummern, etwa Rezeption oder Werkstatt, trägst du unter Unternehmen bei Kontakt ein. Auch sie behandelt FlowCaptain als deine eigenen.
Prüfen
Ruf deine bestehende Nummer von einem Telefon an, das weder beim Assistenten noch unter Unternehmen eingetragen ist. Dein Assistent nimmt ab. Unter Live oder in der E-Mail nach dem Gespräch siehst du, ob die Nummer des Anrufers richtig angekommen ist.
Weiter
Wann dein Assistent ein Gespräch an dich oder dein Team weiterverbindet, stellst du unter Einstellungen des Assistenten ein. Die Einstellungen des Tabs Telefon stehen unter Telefon.