Einstellungen des Assistenten

Assistenten › Name des Assistenten › Einstellungen

Hier legst du fest, wie dein Assistent auftritt, von der Begrüßung bis zum Ende des Gesprächs. Die Karten stehen in der Reihenfolge, in der ein Anrufer ihnen begegnet. Änderungen werden automatisch gespeichert und gelten ab dem nächsten Anruf.

Wer sich meldet

• Name: ein interner Name, z. B. „Empfang“ oder „Werkstatt-Hotline“. Anrufer hören ihn nicht.
• Sprache: Deutsch oder English.

Im Anruf: Der Assistent spricht das ganze Gespräch in dieser Sprache.

Wie der Assistent spricht

• Anrede (nur bei Deutsch): Formell (Sie) oder Informell (Du).
• Tonalität: Freundlich, Professionell oder Locker.

Im Anruf: Der Assistent siezt oder duzt den Anrufer und bleibt dabei. Auch die Verabschiedung richtet sich nach der Anrede.

Wie das Gespräch beginnt

Im Feld Begrüßung steht der erste Satz, den Anrufer hören (bis zu 500 Zeichen).

• Feld leer lassen: Der Assistent nutzt die Standardbegrüßung mit dem Namen deines Unternehmens aus Unternehmen, z. B. „Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten von Radhaus Meier. Danke für Ihren Anruf — wie kann ich Ihnen helfen?“
• Vorschlag generieren: erzeugt eine Begrüßung passend zu Tonalität, Anrede und Unternehmensname.
• Eigener Text: Du schreibst die Begrüßung selbst.

Im Anruf: Anrufer müssen gleich zu Beginn hören, dass sie mit einer KI sprechen. Sagt deine Begrüßung das nicht selbst, stellt FlowCaptain einen kurzen Satz voran, z. B. „Sie sprechen mit dem KI-Assistenten von Radhaus Meier.“ Ohne Unternehmensnamen lautet er „Sie sprechen mit einem KI-Assistenten.“

Nennt deine eigene Begrüßung den aktuellen Unternehmensnamen nicht, etwa nach einer Umbenennung, weist dich ein Hinweis unter dem Feld darauf hin. Anrufer hören die Begrüßung genau so, wie sie dasteht.

Was der Assistent kann

Unter Fähigkeiten legst du fest, was der Assistent für Anrufer erledigen darf: Terminbuchung, Stornierung, Umbuchung, Informationen geben, Weiterleitung und Rückruf. Stornierung und Umbuchung gehen nur zusammen mit Terminbuchung.

Im Anruf: Fragt ein Anrufer nach etwas, das ausgeschaltet ist, lehnt der Assistent freundlich ab und bietet einen Rückruf an, wenn Rückruf eingeschaltet ist. Für Terminbuchung, Stornierung und Umbuchung braucht er außerdem einen zugewiesenen Kalender (siehe Termine & Kalender).

Wann an einen Menschen übergeben wird

Hier legst du fest, ob, wann und wohin der Assistent ein Gespräch an dich oder dein Team weiterverbindet. Dafür muss unter Fähigkeiten auch Weiterleitung eingeschaltet sein. Wie du deine Geschäftsnummer zu FlowCaptain umleitest, steht unter Telefonnummer und Weiterleitung.

Weiterleitungsmodus

• Aus: Der Assistent verbindet nie weiter.
• Auf Anfrage: nur, wenn der Anrufer ausdrücklich mit einem Menschen sprechen möchte.
• Proaktiv: wie Auf Anfrage. Zusätzlich bietet der Assistent die Weiterleitung von sich aus an, wenn ein Anrufer unzufrieden wirkt oder das Gespräch nicht weiterkommt, und fragt vorher.

Die folgenden Einstellungen erscheinen, sobald der Modus nicht auf Aus steht.

Weiterleitungsziele

Bis zu 5 Ziele, jeweils mit:

• Bezeichnung: z. B. „Werkstatt“ (höchstens 40 Zeichen, pro Assistent eindeutig).
• Nummer: im internationalen Format, z. B. +49…. Notrufnummern (110/112) sind nicht erlaubt.
• Beschreibung (optional): wofür dieses Ziel zuständig ist, z. B. „Reparaturen und Abholung“ (höchstens 200 Zeichen). Daran ordnet der Assistent das Anliegen eines Anrufers dem richtigen Ziel zu.

Das erste Ziel ist die Standardnummer. Mit Nach oben und Nach unten änderst du die Reihenfolge.

Wann weiterverbunden wird

• Zu den Öffnungszeiten des Betriebs: Es gelten die Öffnungszeiten aus Unternehmen. Sind dort keine hinterlegt, wird rund um die Uhr weiterverbunden.
• Eigene Zeiten: eigene Zeitfenster pro Wochentag (bis zu 4 pro Tag). Tage ohne Fenster sind mit Keine Weiterleitung markiert. Mindestens ein Tag braucht ein Fenster.

An Feiertagen nicht weiterverbinden gilt für bundesweite Feiertage. Feiertage einzelner Bundesländer oder Kantone zählen nicht.

Erreichbarkeit einer einzelnen Nummer

Unter jedem Ziel klappst du Erreichbarkeit auf:

• Wie der Assistent: Es gelten die Zeiten von oben.
• Eigene Zeiten für diese Nummer: z. B. wenn die Werkstatt kürzer besetzt ist als der Verkauf.
• Pause, zum Beispiel für den Urlaub: von Pausiert vom bis bis einschließlich wird diese Nummer nicht angerufen. Danach ist sie automatisch wieder aktiv. Pause entfernen hebt die Pause auf.

Im Anruf:

• Ob weiterverbunden werden darf, entscheidet sich zu Beginn des Anrufs. Ein Gespräch, das im Zeitfenster beginnt, kann also auch kurz nach dessen Ende noch weiterverbunden werden.
• Der Assistent kündigt die Weiterleitung an und verbindet. Hast du mehrere Ziele, verbindet er nach Anliegen: Will jemand zur Werkstatt, geht der Anruf an das Ziel „Werkstatt“. Ist genau dieses Ziel gerade nicht erreichbar, verbindet er nicht stattdessen woandershin, sondern sagt es dem Anrufer.
• Passt kein Ziel zum Anliegen oder hast du nur eines, ist es das erste Ziel in der Liste, das gerade erreichbar ist.
• Ist keine Nummer erreichbar (außerhalb der Zeiten, an einem Feiertag oder weil alle Ziele pausiert sind), sagt der Assistent das und bietet einen Rückruf an, wenn Rückruf eingeschaltet ist.
• Kommt eine Weiterleitung nicht zustande, bleibt der Anrufer beim Assistenten.

Wie das Gespräch endet

Diese Karte hat keine Felder. Der Assistent beendet das Gespräch automatisch, wenn sich der Anrufer verabschiedet.

Im Anruf: Die Verabschiedung richtet sich nach der Anrede (Du oder Sie).

Nach dem Anruf

Benachrichtigungen zu Anrufen an: An diese Adresse schickt FlowCaptain nach jedem Anruf eine E-Mail mit einer kurzen Zusammenfassung und dem vollständigen Gesprächsverlauf, auch wenn nichts gebucht wurde. Ohne Adresse wird nach dem Anruf keine Zusammenfassung verschickt. Ein- oder ausschalten lässt sich die Zusammenfassung nicht, nur die Adresse ändern.

E-Mails zu Buchungen, Stornierungen und Umbuchungen gehen weiter an die Benachrichtigungs-E-Mail des jeweiligen Kalenders, siehe Benachrichtigungen.

Zusätzliche Anweisungen

Freitext mit eigenen Wünschen zum Verhalten des Assistenten (bis zu 2000 Zeichen), z. B. worauf er besonders achten soll.

Im Anruf: Der Assistent berücksichtigt deinen Text in jedem Gespräch.

Fakten über deinen Betrieb gehören an ihren festen Platz, dann bleiben sie an einer Stelle aktuell: Öffnungszeiten, Adresse und Kontakt unter Unternehmen, Leistungen unter Leistungen, Antworten auf häufige Fragen in der Wissensbasis.

Gefahrenzone

Hier löschst du den Assistenten. Zur Bestätigung tippst du seinen Namen ein. Zugewiesene Kalender werden nicht gelöscht, verlieren aber ihre Zuordnung.

Stolpersteine

• Die Nummern deiner Weiterleitungsziele gelten als Nummern deines Betriebs. Ein Anruf von einer dieser Nummern wird nicht als Anrufer erkannt. Teste also nicht von dort aus.
• Eine Weiterleitung braucht beides: Weiterleitung unter Fähigkeiten und einen Weiterleitungsmodus außer Aus.

Siehe auch

• Termine & Kalender: Terminregeln und Kalender dieses Assistenten
• Assistenten testen: hören, wie sich deine Einstellungen anfühlen