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Plattform-Einrichtung

FlowCaptain mit einer eigenen Voice-Bot-Plattform verbinden: Retell AI, VAPI, Fonio oder andere Plattformen.

Plattform-Einrichtung

Wenn du FlowCaptain mit einer eigenen Voice-Bot-Plattform verbinden möchtest, findest du hier Anleitungen für die gängigsten Plattformen. Die passenden URLs und Header — mit deiner Kalender-ID bereits eingetragen — findest du im Dashboard unter Kalender → API → Integrations-Anleitung.

Eine eigene Voice-Bot-Plattform ist nicht erforderlich. FlowCaptain bietet einen integrierten Telefonassistenten: Unter Telefonnummern holst du dir eine Nummer direkt aus FlowCaptain und weist sie deinem Assistenten zu. Diese Seite ist für fortgeschrittene Nutzer, die FlowCaptain in eine bestehende Voice-Bot-Infrastruktur einbinden möchten.

Jede Anfrage benötigt deine Kalender-ID. Alle Endpunkte (Autopilot, MCP und REST) benötigen eine calendarId — als Query-Parameter an der MCP-URL und als Feld im JSON-Body bei Autopilot und REST. Ersetze YOUR_CALENDAR_ID unten damit.

Retell AI

MCP Node (Empfohlen)

  1. Füge in deinem Retell-Agenten einen MCP Node hinzu
  2. URL: https://api.flowcaptain.com/mcp?calendarId=YOUR_CALENDAR_ID
  3. Header: Authorization: Bearer sk_live_dein_api_schluessel
  4. Retell erkennt alle FlowCaptain-Tools automatisch — keine manuelle Funktionskonfiguration nötig

Autopilot via Custom Function

Die calendarId gehört in die URL (Query-Parameter), nicht als Funktions-Parameter — Retell verpackt Funktions-Parameter in ein args-Objekt, das die API für calendarId nicht ausliest.

  1. Füge eine Custom Function hinzu:
    • Name: autopilot
    • URL: https://api.flowcaptain.com/api/v1/autopilot?calendarId=YOUR_CALENDAR_ID
    • Methode: POST
    • Headers: Authorization: Bearer sk_live_dein_api_schluessel
  2. Definiere die Parameter:
    • message (string, required) — "Was der Anrufer gerade gesagt hat"
    • sessionId (string, optional) — "Session-ID aus der vorherigen Antwort"
    • callerIdNumber (string, optional) — "Telefonnummer des Anrufers"
  3. Systemprompt:
Rufe bei JEDER Nachricht des Anrufers die Funktion "autopilot" auf.
Leite das "message"-Feld wörtlich weiter — ändere nichts.
Sprich die Antwort im "speak"-Feld wörtlich aus — füge nichts hinzu und lasse nichts weg.
Wenn "done" true ist, verabschiede dich und beende das Gespräch.
Gib die "sessionId" bei jedem Aufruf zurück.
Versuche NIEMALS, Fragen selbst zu beantworten.

Wichtige Agent-Einstellungen: Setze "Speak During Execution" auf Aus, "Talk After Action Completed" auf An und "Talk While Waiting" auf Aus. Falsche Einstellungen können dazu führen, dass Nachrichten nicht weitergeleitet werden.

Custom Functions (einzeln)

Richte separate Custom Functions für jeden Endpunkt ein. Hänge ?calendarId=YOUR_CALENDAR_ID an jede Custom-Function-URL an (z. B. https://api.flowcaptain.com/api/v1/check-availability?calendarId=YOUR_CALENDAR_ID, .../book-appointment?calendarId=YOUR_CALENDAR_ID, etc.) — durch Retells args-Wrapper muss die calendarId in der URL stehen, nicht im Body. Erfordert einen eigenen Systemprompt für den Gesprächsfluss.

VAPI

  1. Füge in deinem VAPI-Assistenten eine MCP-Server-Tool-Integration hinzu
  2. URL: https://api.flowcaptain.com/mcp?calendarId=YOUR_CALENDAR_ID
  3. Authorization-Header: Bearer sk_live_dein_api_schluessel
  4. VAPI erkennt alle Tools automatisch

Alternativ kannst du einzelne HTTP-Tools für die REST-Endpunkte konfigurieren — jeder Request-Body muss "calendarId": "YOUR_CALENDAR_ID" enthalten.

Fonio

Fonio unterstützt kein MCP. Verwende das API-Request-Tool (erfordert Team-Plan) und erstelle je ein Tool für jede Aktion:

  • POST https://api.flowcaptain.com/api/v1/check-availability
  • POST https://api.flowcaptain.com/api/v1/book-appointment
  • POST https://api.flowcaptain.com/api/v1/cancel-appointment
  • POST https://api.flowcaptain.com/api/v1/reschedule-appointment

Jeder Request-Body muss "calendarId": "YOUR_CALENDAR_ID" enthalten; als Header Authorization: Bearer sk_live_.... Die vollständigen Body-Vorlagen mit Platzhaltern findest du in der Integrations-Anleitung deines Kalenders.

Andere Plattformen

Jede Plattform, die HTTP-Aufrufe unterstützt, kann FlowCaptain nutzen:

  • MCP — POST https://api.flowcaptain.com/mcp?calendarId=YOUR_CALENDAR_ID für automatische Tool-Erkennung
  • Autopilot — POST https://api.flowcaptain.com/api/v1/autopilot für komplette Gesprächsführung ("calendarId": "YOUR_CALENDAR_ID" im Body angeben)
  • REST-API — Einzelne Endpunkte für Verfügbarkeit, Buchung, Stornierung, Umbuchung ("calendarId": "YOUR_CALENDAR_ID" im Body angeben)

Alle Endpunkte erfordern den Header Authorization: Bearer sk_live_... und deine Kalender-ID.

Prompt-Tipps für MCP/REST-Nutzer

Wenn du MCP oder einzelne REST-Endpunkte nutzt, steuert dein Voice Bot den Gesprächsfluss selbst. Beachte:

  • Nur natürliche Sprache bei der Verfügbarkeit — Anrufer sagen "nächsten Montag", nicht "2026-03-15"; zum Buchen wandelt dein Bot die bestätigte Zeit in einen ISO-Zeitstempel um
  • Vor der Buchung bestätigen — Immer Zeitfenster vorlesen und Bestätigung einholen
  • Alternativen anbieten — FlowCaptain gibt Alternativen zurück, wenn die gewünschte Zeit belegt ist
  • Anrufer-ID nutzen — callerIdNumber übergeben, damit FlowCaptain Termine ohne telefonische Nummernabfrage findet
  • Keine Telefonnummern erfragen — Spracherkennung hat ~70 % Fehlerrate bei Telefonnummern