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Benachrichtigungen

E-Mails zu Terminen, SMS an Anrufer und Terminfreigabe für einen Kalender einstellen.

Kalender › Name › Benachrichtigungen

Hier legst du fest, welche E-Mails du zu Terminen in diesem Kalender bekommst, welche SMS Anrufer bekommen und ob du neue Termine erst selbst freigibst. Die Einstellungen gelten für diesen Kalender.

E-Mail-Benachrichtigungen

Benachrichtigungs-E-Mail: An diese Adresse schickt FlowCaptain eine E-Mail, wenn in diesem Kalender ein Termin gebucht, storniert oder umgebucht wird, außerdem Rückrufwünsche und Terminanfragen. Die E-Mail nennt den Kalender, bei Abgabe-Terminen den Abgabetag statt einer Uhrzeit.

Die Zusammenfassung nach jedem Anruf mit dem Gesprächsverlauf kommt nicht hierher, sondern an die Adresse beim Assistenten: Einstellungen des Assistenten › Nach dem Anruf.

Im Anruf: Ohne Benachrichtigungs-E-Mail sagt der Assistent Anrufern keinen Rückruf zu, denn niemand würde davon erfahren.

Terminanfragen erst genehmigen

Normalerweise steht ein gebuchter Termin sofort fest. Schaltest du Terminanfragen erst genehmigen ein, trägt FlowCaptain neue Termine erst als Anfrage in deinen Kalender ein. Jede Anfrage kommt als E-Mail Neue Terminanfrage von … an deine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Link darin öffnet die Anfrage, dort klickst du Genehmigen oder Ablehnen. Erst dann steht der Termin fest. Hat der Anrufer keine Mobilnummer hinterlassen oder ist die SMS ausgeschaltet, zeigt dir die Seite, dass du ihn selbst anrufen solltest, und nennt die Nummer, falls es eine gibt.

Im Anruf: Der Assistent sagt dem Anrufer, dass seine Anfrage geprüft wird, statt den Termin zuzusagen.

SMS-Benachrichtigungen

Hier steuerst du die SMS an Anrufer. Rufnummern wandelt FlowCaptain automatisch ins internationale Format um, aus 0176… wird +49176…. Bestätigungslink, Anfrage- und Verifizierungs-SMS sprechen Anrufer so an wie dein Assistent, per du oder Sie.

EinstellungWas der Anrufer bekommt
BestätigungslinkNach der Buchung eine SMS mit einem Link, über den er seinen Namen prüfen und korrigieren kann. Bei Abgabe-Terminen nennen SMS und Bestätigungsseite den Abgabetag und bis wann abgegeben werden soll.
Status-UpdatesEine SMS nach Stornierung und Umbuchung.
Anfrage eingegangenNur bei Terminfreigabe: eine SMS, dass seine Anfrage eingegangen ist.
GenehmigungsergebnisNur bei Terminfreigabe: eine SMS, ob du die Anfrage genehmigt oder abgelehnt hast.
VerifizierungscodeEinen Sicherheitscode per SMS, bevor er einen Termin storniert oder verschiebt.

Bei eingeschalteter Terminfreigabe warnt dich das Dashboard, solange Anfrage eingegangen oder Genehmigungsergebnis aus sind, und bietet dir einen Knopf an, um sie direkt einzuschalten. Ohne Genehmigungsergebnis erfährt der Anrufer nie, wie du entschieden hast.

Im Anruf: Ruft jemand von einer anderen Nummer an als der, mit der der Termin gebucht wurde, schickt der Assistent vor einer Stornierung oder Umbuchung einen Code per SMS an die Nummer des Termins und fragt ihn ab. So kann niemand fremde Termine ändern.

Verifizierung deaktivieren?

Schaltest du den Verifizierungscode aus, fragt FlowCaptain einmal nach. Mit Trotzdem deaktivieren können Anrufer danach Termine stornieren oder verschieben, ohne zu bestätigen, wer sie sind.

Ohne Verifizierungscode reicht ein Anruf, um einen fremden Termin abzusagen. Lass ihn eingeschaltet, wenn du keinen guten Grund hast.

Stolpersteine

  • SMS erreichen nur Mobilnummern. Wer vom Festnetz oder mit unterdrückter Nummer anruft, bekommt keine SMS, auch wenn sie eingeschaltet ist.
  • Kann eine SMS oder die E-Mail nicht verschickt werden, bleibt die Buchung, Stornierung oder Umbuchung trotzdem gültig.

Siehe auch