Benachrichtigungen
E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen in FlowCaptain konfigurieren: Bestätigungslink, Status-Updates, Verifizierungscode und Terminfreigabe.
Benachrichtigungen
FlowCaptain versendet automatisch Benachrichtigungen nach Terminaktionen. Du findest die Einstellungen im Kalender unter dem Tab Benachrichtigungen.
E-Mail-Benachrichtigungen
Hier steuerst du, welche E-Mails nach Gesprächen an dich gesendet werden:
- Benachrichtigungs-E-Mail — Die Adresse, an die du nach jeder Buchung, Stornierung und Umbuchung eine E-Mail-Zusammenfassung erhältst. So bleibst du informiert, auch wenn Termine vollständig vom Assistenten verwaltet werden.
- Terminanfragen erst genehmigen — Aktiviert die Terminfreigabe (siehe unten).
SMS-Benachrichtigungen
Hier steuerst du, welche SMS-Nachrichten an Anrufer gesendet werden. Telefonnummern werden automatisch ins internationale Format umgewandelt (z.B. 0176... wird zu +49176...).
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Bestätigungslink | SMS mit Link zum Prüfen und Korrigieren des Namens nach der Buchung. |
| Status-Updates | SMS nach Stornierung und Umbuchung. |
| Verifizierungscode | SMS-Sicherheitscode für Stornierung und Umbuchung. Schützt vor unberechtigten Änderungen. |
Wenn du den Verifizierungscode deaktivierst, können Anrufer Termine stornieren oder verschieben, ohne ihre Identität zu bestätigen. FlowCaptain fragt beim Deaktivieren deshalb einmal nach.
Terminfreigabe
Standardmäßig werden Buchungen sofort bestätigt. Mit Terminanfragen erst genehmigen werden neue Termine erst als Anfrage in deinen Kalender eingetragen — du genehmigst oder lehnst jede Anfrage ab, erst dann steht der Termin fest.
Wenn die Terminfreigabe aktiviert ist, erscheinen zwei zusätzliche SMS-Optionen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Anfrage eingegangen | SMS an den Anrufer, dass seine Terminanfrage eingegangen ist. |
| Genehmigungsergebnis | SMS an den Anrufer, wenn die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde. |
Aktiviere bei eingeschalteter Terminfreigabe am besten auch die beiden SMS-Optionen — sonst erfahren Anrufer nie, ob ihr Termin stattfindet. FlowCaptain weist dich im Dashboard darauf hin.
Zuverlässigkeit
Wenn eine SMS oder E-Mail nicht gesendet werden kann, hat dies keinen Einfluss auf die Terminaktion selbst. Die Buchung, Stornierung oder Umbuchung wird trotzdem erfolgreich durchgeführt. Benachrichtigungen werden im Hintergrund gesendet und blockieren niemals die API-Antwort.