FAQ

FlowCaptain ist ein KI-Assistent, der für dich ans Telefon geht und Termine vereinbart. Er ist mit deinem Google Kalender verbunden und kennt dein Unternehmen: deine Leistungen, Öffnungszeiten, Feiertage und Pausen. Ruft ein Kunde an, gibt der Assistent Auskunft — und der Kunde bucht, verschiebt oder storniert seinen Termin im ganz normalen Gespräch. Danach bekommt dein Kunde eine SMS-Bestätigung und du eine E-Mail mit dem vollständigen Gesprächsverlauf.

Für jeden Betrieb, der Termine vergibt: Autowerkstätten, Fahrradläden, Praxen, Friseur- und Kosmetikstudios, Padel- und Tennisanlagen. Alles, was du brauchst, ist ein Google Kalender (oder auch mehrere) — FlowCaptain beantwortet dein Telefon und managt deinen Terminplan. Auch Agenturen mit eigenem Voice Bot binden FlowCaptain per API als Buchungs-Gehirn an.

Nein. Du trägst deine Öffnungszeiten, Leistungen und Geschäftsinfos im Dashboard ein — FlowCaptain baut daraus automatisch den kompletten Kontext für deinen Sprachassistenten. Tonfall, Ansprache (Sie oder du) und Begrüßung stellst du selbst ein — und darüber hinaus sind individuelle Anpassungen jederzeit möglich. Prompt-Engineering brauchst du dafür nicht.

Mehr, als nur freie Zeiten vorzulesen. Dein FlowCaptain-Assistent versteht Anliegen in natürlicher Sprache — "Ich bräuchte nächste Woche einen Termin, eher nachmittags" — auf Deutsch oder Englisch. Er kennt deine Leistungen samt Dauer und kombiniert sie im Gespräch: Aus Reifen-/Schlauchwechsel (20 Min.) und Achter zentrieren (30 Min.) wird automatisch ein 50-Minuten-Termin — Schneiden plus Färben im Salon funktioniert genauso. Er bucht auf den richtigen Kalender — ob Anna, Manfred oder Joachim, ob Leihrad 1, 2 oder 3. Und wenn er mal nicht weiterkommt, leitet er das Gespräch an einen Mitarbeiter weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf.

Die Grundeinrichtung dauert keine 10 Minuten: Google Kalender verbinden, Öffnungszeiten und Leistungen eintragen — und dein Assistent kann loslegen. Bis alles perfekt auf deinen Betrieb abgestimmt ist, dauert es etwas länger — aber damit lassen wir dich nicht allein: Im Early Access richten wir FlowCaptain gerne gemeinsam mit dir ein. Die Telefonnummer für deinen Assistenten besorgen wir dir; wie schnell sie aktiv ist, hängt vom Land ab.

Ja. Der EU AI Act schreibt seit August 2026 vor, dass sich eine KI im Moment des ersten Kontakts als KI zu erkennen geben muss — ein vager Hinweis wie „digitaler Assistent“ reicht dafür nicht. Genau so macht es dein Assistent: Er sagt gleich zu Beginn jedes Gesprächs, dass er eine KI ist. Das war uns schon wichtig, bevor es Pflicht wurde — deine Kunden wissen jederzeit, mit wem sie sprechen.

Dann übernimmt ein Mensch. FlowCaptain leitet das Gespräch an den richtigen Mitarbeiter weiter — auf Wunsch des Anrufers oder proaktiv, sobald er merkt, dass er nicht weiterkommt. Ob und an wen, stellst du selbst ein. Ist gerade niemand erreichbar, kann er einen Rückruf vereinbaren. Übrigens: Im Dashboard kannst du laufenden Gesprächen live zuschauen — und nach jedem Anruf liegt das vollständige Transkript in deinem Postfach.

Die endgültigen Tarife stehen noch nicht fest — FlowCaptain ist im Early Access, und die Preise entwickeln wir gerade gemeinsam mit unseren ersten Kunden. Sicher ist: Als Beta-Tester bekommst du einen Deal, den es später so nicht mehr geben wird. Am einfachsten klären wir das im Gespräch — melde dich einfach bei uns.

Ja — dein FlowCaptain-Assistent kennt alle deine Kalender und bucht immer in den richtigen. Jeder Mitarbeiter, Raum oder Standort bekommt einen eigenen Kalender mit eigenen Öffnungszeiten, Leistungen und Ruhezeiten. Ob deine Kunden dabei gezielt nach einem Mitarbeiter fragen können oder der Assistent einfach den nächsten freien Termin vergibt, entscheidest du. Und für mehrere Standorte gibt es Workspaces: getrennte Bereiche mit eigenen Kalendern und eigenem Team — zum Beispiel einer pro Filiale.

Mehrfach. Wer einen bestehenden Termin umbuchen oder stornieren will, muss ihn erst nachweisen — per Name oder Rufnummer. Neue Buchungen kannst du optional selbst bestätigen, bevor sie fix sind. Du legst eine Mindestvorlaufzeit fest, Feiertage und Ruhezeiten werden automatisch berücksichtigt — und ist ein Slot belegt, schlägt der Assistent Alternativen vor, statt doppelt zu buchen.

Ja, genau dafür gibt es unsere API. FlowCaptain arbeitet auch als reines Buchungs-Gehirn hinter deinem bestehenden Bot — egal ob Retell, Vapi oder eine andere Plattform. Angebunden wird per REST API oder MCP-Endpoint: Dein Bot führt das Gespräch, FlowCaptain übernimmt Verfügbarkeit, Buchen, Stornieren und Umbuchen.

Von uns. Wir besorgen und verwalten die Telefonnummer für deinen FlowCaptain-Assistenten. Wie schnell das geht, hängt vom Land ab: In manchen Ländern ist die Nummer schnell aktiv, in anderen — zum Beispiel Deutschland — verlangen die Behörden erst Nachweisdokumente von deinem Betrieb. Wir führen dich durch alles, was nötig ist.

Nach jedem Anruf bekommst du das vollständige Transkript per E-Mail — so weißt du immer, was besprochen wurde. Audio-Aufnahmen speichern wir derzeit gar nicht — vom Gespräch bleibt nur das Transkript. In unserem System werden Gesprächstranskripte nach 90 Tagen automatisch gelöscht; deine Kopie im Postfach bleibt natürlich bei dir. Zusätzlich kannst du deine Daten jederzeit komplett löschen lassen.

Ja. Wir greifen nur auf die Google Kalender zu, die du verbindest — und nur für Termine. Telefonnummern verwenden wir für die Anrufabwicklung und SMS-Bestätigungen; sie werden nur an die in unserer Sub-Auftragsverarbeiter-Liste genannten Dienstleister weitergegeben, soweit das für den Betrieb nötig ist — und nie verkauft oder zu Werbezwecken geteilt. Unsere gesamte Infrastruktur läuft in der EU.

Ja. Unsere Datenbank wird in der EU (Frankfurt) gehostet, und auch die Sprachverarbeitung läuft derzeit über EU-Infrastruktur. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; bei US-Anbietern stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln. Gesprächstranskripte löschen wir automatisch nach 90 Tagen, und du kannst deine Daten jederzeit löschen. Alle Details findest du in unserer Datenschutzerklärung, unserem AVV und der Sub-Auftragsverarbeiter-Liste.