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Assistent einrichten

Der Einrichtungsassistent: Unternehmen, Name und Sprache, Fähigkeiten, erster Kalender, Leistungen und ein erster Test.

Du brauchst: deine Öffnungszeiten und eine Vorstellung davon, was Anrufer bei dir buchen. Dauer: etwa 10 Minuten.

Der Einrichtungsassistent beginnt mit deinem Unternehmen, denn dein Assistent muss wissen, für wen er spricht. Danach legt er deinen ersten Assistenten, deinen ersten Kalender und deine Leistungen an. Alles lässt sich später ändern.

1. Unternehmen angeben

Unternehmensname und Branche / Geschäftsart sind Pflicht. Die optionale Branchenvorlage bestimmt, welche Leistungen dir später vorgeschlagen werden. Trag auch die Öffnungszeiten deines Betriebs ein. Adresse, Kontakt und Zahlungsarten ergänzt du danach unter Unternehmen.

2. Name und Sprache wählen

Der Name ist intern, zum Beispiel „Empfang“ oder „Werkstatt“. Anrufer hören ihn nicht. Die Sprache legt fest, ob dein Assistent Deutsch oder Englisch spricht.

3. Fähigkeiten auswählen

Terminbuchung, Stornierung, Umbuchung, Informationen geben, Weiterleitung und Rückruf sind vorausgewählt. Stornierung und Umbuchung brauchen die Terminbuchung. Was jede Fähigkeit im Anruf bewirkt, steht unter Einstellungen des Assistenten.

4. Ersten Kalender anlegen

Nur wenn Terminbuchung aktiv ist. Der Kalender-Assistent fragt nacheinander ab:

  1. Grundlagen: Name, Standard-Termindauer und Kalender-Typ (In-House-Termin oder Abgabe-Service). Den Typ kannst du später nicht mehr ändern.
  2. Standort: Land und Bundesland bzw. Kanton. Daraus ergeben sich Zeitzone und Feiertage.
  3. Verfügbarkeit: Zeitfenster je Wochentag, vorausgefüllt mit deinen Öffnungszeiten.
  4. Google Kalender: Hier gibst du deinen Google Kalender frei. Wie das geht, steht unter Google Kalender verbinden.

5. Leistungen wählen

Du siehst Vorschläge passend zu Branchenvorlage und Kalender-Typ, vorausgewählt ist keiner. Hake an, was Anrufer bei dir buchen können, oder lege mit Eigene Leistung hinzufügen eine eigene an. Mindestens eine Leistung ist nötig. Mit Einrichtung abschließen werden Assistent, Kalender und Leistungen angelegt. Mehr dazu unter Leistungen.

6. Im Chat testen

Zum Schluss schreibst du deinem Assistenten im Browser und er antwortet. Danach landest du auf seiner Testseite, wo du ihn auch per Mikrofon anrufen kannst.

Ein Test ist ein echtes Gespräch: Gebuchte Termine landen in deinem Kalender, und die Zusammenfassungs-Mail wird verschickt.

Ohne Terminbuchung entfallen die Schritte 4 bis 6. Der Assistent wird direkt nach den Fähigkeiten angelegt.

Prüfen

Unter Assistenten steht dein neuer Assistent, unter Kalender dein erster Kalender. Frag ihn auf der Testseite nach einem freien Termin: Er nennt Zeiten aus deinem Kalender.

Weiter

Als Nächstes prüfst du die Freigabe deines Kalenders: Google Kalender verbinden. Danach geht es weiter mit Telefonnummer und Weiterleitung. Alles zum Testen steht unter Assistenten testen.