Öffnungszeiten

Öffnungszeiten

FlowCaptain nutzt deine konfigurierte Verfügbarkeit, um zu bestimmen, welche Zeitfenster für Termine angeboten werden. Nur Zeiten innerhalb deiner Verfügbarkeit — und nicht bereits durch bestehende Kalendertermine belegt — werden Anrufern angeboten.

Verfügbarkeit konfigurieren

Öffne im Kalender den Tab Zeitplan & Verfügbarkeit. Im Abschnitt Verfügbarkeit kannst du für jeden Wochentag:

• Geöffnet/Geschlossen umschalten — Ob du an diesem Tag verfügbar bist
• Beginn und Ende festlegen — Wann du verfügbar bist (z.B. 09:00–17:00)
• Mehrere Zeitfenster hinzufügen — Über Zeitfenster hinzufügen bis zu 4 Zeitfenster pro Tag (z.B. 08:00–12:00 und 13:00–17:00 für eine Mittagspause)
• Zeitfenster entfernen — Einzelne Zeitfenster wieder löschen

Zeitfenster vor 08:00 Uhr werden nicht unterstützt — Nachtbetrieb ist derzeit nicht möglich.

Termineinstellungen

Ebenfalls im Tab Zeitplan & Verfügbarkeit findest du die Termineinstellungen:

• Standard-Termindauer — Wie lang jeder gebuchte Termin ist (15, 30, 45, 60, 90 oder 120 Minuten). Wenn du Leistungen verwendest, hat jede Leistung ihre eigene Dauer, die diesen Standard überschreibt.
• Termin-Taktung — Der Abstand zwischen verfügbaren Zeitfenstern (15, 30 oder 60 Minuten). Bestimmt, wie feinkörnig das Verfügbarkeitsraster ist.
• Pufferzeit — Pause nach jedem Termin (0–60 Minuten). Gibt dir Zeit zwischen aufeinanderfolgenden Buchungen.
• Mindestvorlaufzeit — Wie kurzfristig Termine gebucht werden dürfen (von Sofort bis 4 Wochen). Termine innerhalb der Vorlaufzeit werden abgelehnt — der Anrufer erhält eine klare Meldung mit dem frühestmöglichen Termin.
• Buchungshorizont — Wie weit in die Zukunft Termine gebucht werden können (von 2 Wochen bis 1 Jahr, Standard: 3 Monate).

So funktioniert es

Wenn ein Anrufer nach Verfügbarkeit fragt (z.B. „Habt ihr am Montag noch etwas frei?"), prüft FlowCaptain:

1. Deine Verfügbarkeit für diesen Tag
2. Google Kalender auf bestehende Termine (belegte Zeiten)
3. Berechnet verfügbare Zeitfenster basierend auf deinem Zeitplan minus belegte Zeiten, unter Berücksichtigung von Pufferzeit und Mindestvorlaufzeit
4. Schlägt passende Zeitfenster vor — wie viele maximal, steuerst du über Max. Vorschläge in den Assistenten-Einstellungen

Land & Feiertage

Im Tab Einstellungen des Kalenders konfigurierst du Land (Deutschland, Österreich, Schweiz) und Bundesland bzw. Kanton. Das bestimmt zwei Dinge:

• Feiertage — FlowCaptain kennt die Feiertage deiner Region. An Feiertagen teilt der Assistent Anrufern mit, dass das Geschäft geschlossen ist, und nennt den Feiertag. Verschiedene Bundesländer haben unterschiedliche Feiertage — stell sicher, dass dein Bundesland korrekt eingestellt ist.
• Zeitzone — Deine Ländereinstellung bestimmt die Zeitzone für alle Buchungen (z.B. Deutschland → Europe/Berlin). Die Zeitzoneneinstellung in Google Kalender hat darauf keinen Einfluss.

Tipps

• Verwende mehrere Zeitfenster, um Mittagspausen oder andere wiederkehrende Nichtverfügbarkeiten abzubilden
• Wenn du Leistungen mit unterschiedlichen Dauern anbietest, konfiguriere diese unter Leistungen — deren Dauer überschreibt den Standard
• Änderungen werden sofort wirksam — kein Neustart nötig