Es ist 19:15 Uhr, Dienstag. Die Werkstatt ist geschlossen. Ein Kunde ist gerade nach Hause gekommen, schaut sein E-Bike an und merkt: Die Inspektion ist längst fällig. Er greift zum Telefon und ruft an.
Niemand geht ran. Er hinterlässt keine Nachricht. Der Termin kommt nie zustande.
Das passiert Dutzende Male pro Woche in kleinen Betrieben. Niemand sitzt am Empfang, wenn das Telefon klingelt — die Werkstatt hat zu, der Friseur steht mitten in einem Termin, die Kfz-Werkstatt hat die Hände am Auto. FlowCaptain übernimmt genau diesen Moment: Es nimmt den Anruf an und bucht den Termin, automatisch, rund um die Uhr.
Was passiert, wenn jemand anruft
FlowCaptain ist eine Telefon-KI, spezialisiert auf Terminmanagement. Wenn ein Kunde bei einem Betrieb anruft, der FlowCaptain nutzt, begrüßt ihn der Assistent direkt. Kein Telefonmenü, keine Tastendrücke — der Assistent versteht normale Sätze, auf Deutsch und auf Englisch.
Der Kunde sagt zum Beispiel: „Ich würde gerne nächste Woche einen Termin machen, am liebsten Dienstag nachmittag."
Der Assistent prüft deinen Google Calendar in Echtzeit und kennt deine Leistungen mit ihrer jeweiligen Dauer — eine Inspektion braucht länger als ein schneller Reifenwechsel, und der Termin wird direkt mit der richtigen Länge eingeplant. Wenn Dienstagnachmittag frei ist, antwortet er: „Dienstag um 14 Uhr ist verfügbar — soll ich den Termin für dich buchen?" Wenn der Wunschtermin belegt ist, bietet er automatisch die nächstbeste Alternative an.
Der Kunde bestätigt. Der Termin steht im Kalender. Der Kunde bekommt eine SMS: „Dein Termin ist bestätigt." Und du bekommst eine E-Mail — damit du von der neuen Buchung weißt, ohne extra in den Kalender schauen zu müssen.
Keine Warteschleife. Keine Mailbox. Kein verpasster Auftrag.
Was FlowCaptain versteht
Die meisten Buchungssysteme machen es Kunden schwer — Datum in einem Widget auswählen, Formular ausfüllen, auf eine E-Mail warten. Sprache funktioniert anders. Menschen sprechen beiläufig, und FlowCaptain ist genau dafür gebaut.
1. Ungenaue Zeitangaben „Irgendwann nächste Woche" — FlowCaptain sucht den ersten freien Slot in diesem Zeitraum und schlägt ihn vor.
2. Konkrete Wünsche mit Konflikten „Freitag um 14 Uhr" — wenn dieser Termin belegt ist, bietet FlowCaptain sofort zwei Alternativen in der Nähe an.
3. Den vollständigen Lebenszyklus Kunden können auch anrufen, um Termine abzusagen oder zu verschieben — wenn du diese Funktion für deinen Assistenten eingeschaltet hast. FlowCaptain erkennt ihre Telefonnummer, findet den Termin und erledigt den Rest.
4. Mehrere Leistungen in einem Termin „Kette wechseln und Bremsen einstellen" — FlowCaptain macht daraus einen Termin mit der passenden Gesamtdauer, statt zwei einzelne Slots zu suchen.
5. Fragen zum Betrieb „Habt ihr auch Leihräder?" oder „Habt ihr samstags offen?" — FlowCaptain beantwortet das direkt aus deiner Wissensbasis, nicht nur reine Terminfragen.
6. Abgabe oder vor Ort „Ich bring das Rad nur vorbei" — FlowCaptain erkennt, ob ein Termin vor Ort stattfindet oder eine Abgabe ist, und plant ihn entsprechend ein.
Dein Kalender bleibt deiner
FlowCaptain ersetzt deinen Google Calendar nicht. Es verbindet sich damit. Jeder Termin, der über den Assistenten gebucht wird, erscheint direkt in deinem bestehenden Kalender — mit dem Namen des Kunden, seiner Telefonnummer und der gewünschten Leistung. Du verwaltest deinen Kalender genau so wie heute. FlowCaptain füllt nur die Lücken, die du nicht selbst füllen konntest.
Feiertage und Öffnungszeiten werden automatisch berücksichtigt. Niemand kann außerhalb deiner Geschäftszeiten oder an einem Ruhetag buchen.
Für wen ist das gedacht
FlowCaptain ist für Betriebe gebaut, die auf Termine angewiesen sind, aber kein eigenes Empfangsteam haben. Das sind zum Beispiel:
- E-Bike- und Fahrradwerkstätten — Serviceaufträge, Abgabeslots, Inspektionen
- Friseure und Barbershops — Haarschnitte, Färbungen, Styling-Termine
- Coaches und Berater — Erstgespräche, Folge-Sessions, Beratungstermine
- Kfz-Werkstätten — Servicetermine, Vorabchecks, Reifenwechsel
Wenn deine Kunden heute anrufen, um einen Termin zu machen, sorgt FlowCaptain dafür, dass dieser Anruf auch dann klappt, wenn du nicht abnehmen kannst.
Die SMS, die den Kreis schließt
Ein Detail, das wichtiger ist als es klingt: Nach jeder erfolgreichen Buchung schickt FlowCaptain dem Kunden eine SMS-Bestätigung. Keine App, die heruntergeladen werden muss. Keine E-Mail, die im Postfach verschwindet. Einfach eine Textnachricht, die sagt: Dein Termin steht.
Dieser eine Schritt reduziert No-Shows deutlich — weil Kunden eine schriftliche Notiz haben, die sie tatsächlich lesen.