Hinweis für Anrufer

Verantwortlich ist der Betrieb, den Sie angerufen haben — die Praxis, die Werkstatt, der Salon. Dieser Betrieb entscheidet, welche Daten für einen Termin nötig sind, und an ihn richten Sie Ihre Anliegen zum Datenschutz.

FlowCaptain betreibt den Telefonassistenten für diesen Betrieb. Wir handeln dabei ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen — datenschutzrechtlich sind wir Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), nicht Verantwortlicher. Wir nutzen Ihre Daten nicht für eigene Zwecke, verkaufen sie nicht und werben Ihnen nichts.

Am Telefon war kein Mensch, sondern ein KI-Assistent. Er trägt nie einen menschlichen Namen und gibt sich nie als Person aus. Sie können jederzeit darum bitten, mit einem Menschen zu sprechen — ob und wohin weitergeleitet wird, entscheidet der Betrieb.

• Ihre Rufnummer — entweder die vom Telefonnetz übermittelte oder die, die Sie im Gespräch nennen. Unterdrücken Sie Ihre Nummer oder widersprechen Sie ihrer Verwendung, wird sie nicht als Ihre Kennung genutzt.
• Ihr Name, soweit Sie ihn nennen.
• Ihr Anliegen — gewünschte Leistung, Termin, Anmerkungen, die Sie dazu machen.
• Der Gesprächsverlauf als Text. Was gesprochen wurde, wird in Text umgewandelt und gespeichert, damit der Betrieb den Anruf nachvollziehen kann.

Ihre Stimme wird nicht gespeichert. Die Audiodaten laufen während des Gesprächs durch die Spracherkennung und werden dabei in Text umgewandelt. Die dafür technisch nötigen Zwischenpuffer bestehen nur für den Moment der Übertragung; wenn Sie auflegen, bleibt bei uns kein Ton übrig.

Nein. Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet: Es entsteht kein Mitschnitt, den sich später jemand anhören könnte — weder bei uns noch beim Betrieb. Während des Anrufs werden die Audiodaten übertragen und in Text umgewandelt; danach bleibt nur dieser Text.

Das meiste sagen Sie selbst im Gespräch. Ihre Rufnummer übermittelt das Telefonnetz. Haben Sie bei diesem Betrieb schon einmal einen Termin über den Assistenten vereinbart, kann der Assistent ihn anhand Ihrer Rufnummer wiederfinden — damit Sie ihn verschieben oder absagen können, ohne alles erneut buchstabieren zu müssen.

Ausschließlich dafür, Ihr Anliegen zu bearbeiten: einen Termin vereinbaren, verschieben oder absagen, Ihnen eine Bestätigung per SMS schicken und dem Betrieb mitteilen, was besprochen wurde. Auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht, legt der Betrieb fest — in der Regel die Anbahnung und Durchführung des Termins (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder sein berechtigtes Interesse an einer erreichbaren Terminannahme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), je nachdem, ob aus Ihrem Anruf ein Termin wird.

Der Betrieb selbst — Ihr Termin landet in seinem Kalender. Dazu die technischen Dienstleister, die den Anruf möglich machen: Telefonanbieter, Spracherkennung, Sprachmodell, SMS-Versand, Hosting. Alle sind vertraglich gebunden und namentlich gelistet:

Liste der Sub-Auftragsverarbeiter

Der Text des Gesprächs wird nach 90 Tagen anonymisiert, der Termin 90 Tage nach seinem Ende gelöscht. Was der Betrieb zusätzlich in seinem eigenen Kalender aufbewahrt, richtet sich nach seinen eigenen Fristen — dazu gibt Ihnen der Betrieb Auskunft.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Diese Rechte machen Sie gegenüber dem Betrieb geltend, den Sie angerufen haben — er ist der Verantwortliche.

Sie wissen nicht, wie Sie ihn erreichen, oder kommen dort nicht weiter? Schreiben Sie uns an legal@flowcaptain.com — wir leiten Ihr Anliegen an den Betrieb weiter und unterstützen ihn dabei, es zu beantworten.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

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